Je staat bij de kassa van een tankstation, zoekt in je portemonnee naar een bonnetje dat je toch echt hebt bewaard, en vraagt je tegelijk af hoe je collega dit eigenlijk regelt. Als je daarna thuiskomt en een stapel kassabonnen op je bureau legt voor de boekhouder, inclusief drie zonder datum en één zonder btw-specificatie, is het moment aangebroken om serieus naar een zakelijke tankpas te kijken.
Declareren versus een zakelijke tankpas
Declareren werkt prima als je één auto hebt en zorgvuldig met bonnetjes omgaat. Maar zodra er meerdere rijders of voertuigen bij komen kijken, verlies je al snel het overzicht. Een tankpas geeft je directe controle: je ziet precies wie wanneer waar heeft getankt, de btw staat automatisch gesplitst op de factuur en je hoeft geen bonnetjes meer te archiveren. Voor de meeste groeiende bedrijven is dat het moment om over te stappen.
Bijkomend voordeel: veel aanbieders geven je korting per liter, wat bij een wagenpark van vijf auto’s snel oploopt tot een paar honderd euro per maand.
Vijf criteria waarop tankpassen echt van elkaar verschillen
Voordat je een aanbieder kiest, is het slim om te weten waarop je moet letten. Niet elke pas past bij elk bedrijf.
- Netwerk: Hoeveel tankstations accepteren de pas in Nederland en, als je veel naar het buitenland rijdt, ook in Europa? Een pas die alleen werkt bij één merk is handig als dat merk overal langs jouw routes zit, maar beperkend als dat niet zo is.
- Korting per liter: Sommige passen geven een vaste kortingscent per liter, andere koppelen de korting aan je maandvolume. Bij weinig kilometers betaal je soms meer dan je bespaart.
- Maandkosten: Een instappas kost vaak niets per maand, maar geeft ook geen korting. Duurdere passen vragen vijf tot tien euro per kaart per maand, maar geven dat terug via lagere literprijs.
- Acceptatie buitenland: Rijd je regelmatig door Duitsland, België of verder? DKV en Routex/AS24 zijn hier sterk, terwijl merk-gebonden passen buiten hun eigen netwerk ineens duur kunnen worden door transactiekosten.
- Koppeling met ritregistratie: Voor de fiscus is een sluitende ritadministratie verplicht bij een auto van de zaak. Sommige tankpassen koppelen automatisch aan een ritregistratiesysteem, wat je een hoop handwerk scheelt.
De belangrijkste aanbieders naast elkaar
| Aanbieder | Netwerk (NL/EU) | Korting per liter | Maandkosten per kaart | EV laden | Beste voor |
|---|---|---|---|---|---|
| Shell Card | Groot NL / breed EU | Ja, volumeafhankelijk | Gratis of laag | Beperkt | Rijders die vaak bij Shell tanken |
| BP Plus | Goed NL / redelijk EU | Ja, vaste cent | Laag | Nee | Mkb met vaste routes langs BP |
| DKV | Breed NL / sterk EU | Ja, afhankelijk van contract | Middel | Ja (uitgebreid) | Transport en internationaal rijden |
| Routex / AS24 | Breed EU, vrachtwagenfocus | Ja, sterk op diesel | Laag tot middel | Nee | Transportbedrijven en vrachtrijders |
| Esso Card | Redelijk NL / EU via Multinet | Ja | Laag | Nee | Kleine wagenparken, vaste routes |
| Vattenfall / E.ON Drive | NL en EU laadnetwerk | Variabel per laadpunt | Laag tot gratis | Ja (primair EV) | Volledig elektrische wagenparken |
Brandstofkorting versus maandkosten: wanneer verdien je het terug?
Stel: een tankpas kost je acht euro per maand maar geeft drie cent korting per liter. Je rijdt met een leaseauto gemiddeld 2.000 kilometer per maand en verbruikt 1 op 15. Dat is zo’n 133 liter, wat een besparing oplevert van bijna vier euro. Dan haal je de maandkosten niet terug.
Maar als je twee auto’s hebt met twee rijders die samen 4.000 kilometer per maand rijden, dan draait het verhaal om. Bij vijf of meer voertuigen met regelmatig gebruik kiest vrijwel iedereen voor een pas met vaste korting, ook als die maandkosten heeft. Rijd je weinig, kies dan een pas zonder maandkosten, ook al mis je de kortingscent.
Elektrisch rijden en de tankpas
Steeds meer bedrijven rijden (deels) elektrisch. De traditionele tankpas dekt laadpalen vaak niet af, of alleen bij specifieke netwerken. DKV heeft hier een vrij compleet aanbod, en aanbieders als Vattenfall Charge, E.ON Drive en Allego richten zich specifiek op zakelijk laden.
Let op twee valkuilen. Ten eerste: de kWh-prijs via een zakelijke laadpas verschilt sterk per laadnetwerk. Publiek laden via een pas kan twee keer zo duur zijn als thuis laden. Ten tweede: sommige laadpassen werken niet op snelladers van andere aanbieders zonder extra roamingkosten. Als je personeel onderweg op een snellader moet laden, check dan of de pas dat dekt voordat je tekent.
Tankpas aanvragen zakelijk: wat heb je nodig?
Een tankpas aanvragen zakelijk is eenvoudiger dan veel ondernemers denken, maar er zijn een paar dingen die je vooraf regelt.
Stap 1: Zorg dat je KvK-gegevens kloppen en je btw-nummer bij de hand hebt. Vrijwel elke aanbieder vraagt dit bij de aanvraag.
Stap 2: Bereid je voor op een kredietcheck. Aanbieders geven je in feite een betalingsuitstel tot het einde van de maand, dus ze controleren of je bedrijf kredietwaardig is. Startende ondernemers en zzp’ers worden soms gevraagd om een borg of een lagere kredietlimiet.
Stap 3: Geef het aantal kaarten op dat je nodig hebt en eventuele kentekens als je per voertuig wilt registreren.
Stap 4: Kies je pincode-instelling en eventuele beperkingen, zoals alleen brandstof of ook wasstraat en winkelen.
De doorlooptijd is bij de meeste aanbieders vijf tot tien werkdagen. Bij grote fleets kun je onderhandelen over betere tarieven; doe dit altijd voor je tekent, niet achteraf.
Valkuilen in de kleine lettertjes
Een paar dingen waar je op moet letten voordat je je handtekening zet:
- Minimumafname: Sommige contracten vereisen een minimaal maandvolume. Haal je dat niet, dan betaal je een boete of vervalt de korting.
- Automatische verlenging: Veel contracten verlengen stilzwijgend met een jaar als je niet tijdig opzegt. Zet een herinnering in je agenda.
- Transactiekosten buiten het netwerk: Een Esso Card die je bij een tankstation van een ander merk gebruikt via Multinetwerk, kan per transactie extra kosten in rekening brengen. Die staan soms in kleine letters vermeld als ‘servicetoeslag’.
Advies per bedrijfsgrootte
Een eenmanszaak met één auto en weinig kilometers kiest het beste voor een merkpas zonder maandkosten bij het tankstation dat je toch al het vaakst gebruikt. Houd het simpel, geen contractverplichting.
Een mkb-bedrijf met vijf tot vijftien auto’s profiteert van een onafhankelijke pas zoals DKV of een Shell Card met volumekorting. Koppel de pas aan je ritregistratiesoftware om de fiscale administratie te automatiseren.
Een transportbedrijf met twintig-plus voertuigen en internationaal verkeer kiest bijna altijd voor Routex/AS24 of DKV vanwege het brede Europese netwerk, de dieselkortingen en de gedetailleerde rapportages. Onderhandel hier altijd over een maatwerkcontract.
Checklist voordat je op ‘aanvragen’ klikt
- KvK-nummer en btw-nummer beschikbaar
- Kentekens van alle voertuigen bij de hand
- Gemiddeld maandverbruik per voertuig berekend
- Buitenland-routes in kaart gebracht
- Bepaald of je EV-laden nodig hebt
- Kleine lettertjes gelezen: minimumafname, opzegtermijn, transactiekosten
- Bij startend bedrijf: informeer naar borgstelling of kredietlimiet
De juiste tankpas hangt af van hoeveel je rijdt, waar je rijdt en hoe groot je wagenpark is. Rijd je weinig, kies dan een pas zonder vaste maandkosten. Rijd je veel of ook in het buitenland, dan verdien je een pas met korting en een breed netwerk al snel terug. Vergelijk twee of drie aanbieders op de punten die voor jou tellen en vraag daarna pas aan.
