Welke verschillende soorten e-mailadressen heb je als bedrijf nodig?

Als ondernemer wil je natuurlijk professioneel overkomen, want betrouwbaarheid zorgt ervoor dat je sneller klanten trekt en deze behoudt. Veel ondernemers werken ook samen met partners en ook voor hen is het belangrijk dat je een goede reputatie hebt. 

Dit betekent in de eerste plaats natuurlijk dat je een mooie website moet bouwen, maar tegelijkertijd moet je ook veel aandacht aan de communicatiemiddelen van je bedrijf besteden. De e-mail is voor de meeste bedrijven nog het belangrijkste communicatiemiddel. Maar welke verschillende soorten e-mailadressen heb je als bedrijf nodig?

Een algemeen e-mailadres met de naam info

In de eerste plaats is het belangrijk om voor de e-mail een algemeen adres aan te maken. Dit e-mailadres is speciaal bedoeld voor zaken die niet bij een specifiek onderwerp passen. De meeste bedrijven gebruiken hiervoor de term info, maar natuurlijk kun je ook iets creatiever uit de hoek komen. Je kunt er bijvoorbeeld ook ‘hallo’ of ‘welkom’ van maken. 

Zolang het algemene e-mailadres maar professionaliteit uitstraalt en gemakkelijk te onthouden is. Het algemene e-mailadres is namelijk een van de belangrijkste e-mailadressen van je website. 

Een speciaal e-mailadres voor marketingerelateerde zaken

Sommige bedrijven doen er ook goed aan om een speciaal e-mailadres voor marketingerelateerde zaken aan te maken. Dit geldt vooral voor bedrijven die met enige regelmaat contact met de pers hebben. 

Denk bijvoorbeeld aan uitgeverijen of organisaties die zich inzetten voor goede doelen. Wanneer je bijvoorbeeld een uitgeverij runt, dan kun je via dit e-mailadres promotie bij de pers maken voor je boeken en hopelijk besteden ze er dan aandacht aan. Maar ook voor het werven van nieuwe klanten is het handig om een speciale mailadres voor marketingzaken te bezitten. 

Een e-mailadres voor facturen 

Als onderneming is het relevant om je financiën op orde te hebben. In de eerste plaats is een goed debiteurenbeheer van groot belang, want daarmee blijft je cashflow goed. Tegelijkertijd moet je ook tijdig de crediteuren betalen, zodat je weet hoe je onderneming er financieel voor staat. 

Als je een algemeen e-mailadres voor facturen gebruikt, dan bestaat er een kans dat je een factuur over het hoofd ziet en dat wil je natuurlijk te allen tijde voorkomen. Maak daarom een speciaal e-mailadres voor de facturen aan. Dit maakt het voor jou ook praktischer om de administratie te doen.

Een e-mailadres voor support

Grotere ondernemingen die producten of diensten verkopen, hebben vaak ook een speciale klantenserviceafdeling. Voor het klantbeheer is het belangrijk om goede support aan te bieden en daarvoor kun je het beste een speciaal e-mailadres aanmaken. Ook kleine ondernemingen moeten natuurlijk de juiste support aanbieden.  

Dit e-mailadres wordt dan vooral gebruikt voor het behandelen van vragen en het oplossen van problemen. Je kunt dit e-mailadres bijvoorbeeld beginnen met klantenservice, maar als je je ook op de Engelse markt richt, kun je er beter support van maken.

Een no-reply-emailadres 

Wanneer je veel klanten hebt, dan is het handig om gebruik te maken van een automatisch e-mailadres. Dit geldt bijvoorbeeld voor grote webshops die dagelijks veel producten verkopen. Dan kun je automatisch een orderbevestiging naar de klant sturen en dit scheelt veel tijd. 

Je wilt dan echter niet dat iedereen op dergelijke mails reageert, want anders krijg je chaos en daarvoor heb je immers de supportafdeling in het leven geroepen. Het is dan handig om de geautomatiseerde berichten te versturen via een no-reply-e-mailadres. 

Een HR-emailadres voor grote bedrijven

Een HR-emailadres is relevant voor grotere ondernemers die veel werknemers in dienst hebben. Dit e-mailadres gebruik je met name voor de interne communicatie, maar bijvoorbeeld ook voor het werven van nieuw personeel. 

Wanneer je een vacature open hebt staan, dan is het immers relevant om een goed overzicht van de sollicitaties te hebben. Dit maakt het namelijk gemakkelijker om de verschillende sollicitatieteksten en cv’s met elkaar te vergelijken.

Onderzoek goed welke e-mailadressen je echt nodig hebt 

In de voorgaande alinea’s hebben we de verschillende soorten e-mailadressen besproken, maar tegelijkertijd heb je als ondernemer natuurlijk niet alle soorten adressen nodig. Dit is namelijk afhankelijk van je type onderneming en ook van de aard en omvang van je bedrijfsactiviteiten. 

Onderzoek dus goed welke soorten e-mailadressen jij echt nodig hebt. Als je bijvoorbeeld een zzp’er bent met enkele grote, vaste opdrachtgevers, dan heb je meestal voldoende aan één specifiek mailadres om enkel te communiceren over praktische zaken. 

Het belang van een goede e-mail hosting

Je hebt niet alleen verschillende soorten e-mailadressen nodig, maar tegelijkertijd is het ook relevant om je e-mail bij een goed hostingbedrijf af te sluiten. Je hebt als kritische ondernemer natuurlijk verschillende voorwaarden. In de eerste plaats wil je niet te maken krijgen met spam, dus zoek een goed hostingbedrijf met een uitstekende spamfilter. 

Ook ben je verplicht om je zakelijke e-mails te bewaren. Dit hoort volgens de Belastingdienst namelijk bij je administratie en daarom is het belangrijk om ook de juiste backups en archiveringsmogelijkheden te hebben. Een bedrijf als mijn.host kan wat dat betreft veel voor je betekenen.