Je medewerker belt maandagochtend op: ze is ziek en weet niet wanneer ze terugkomt. Als werkgever wil je begripvol zijn, maar ergens in je achterhoofd groeit een ongemakkelijk gevoel. Wat moet je nu precies doen? Wanneer moet je de bedrijfsarts inschakelen? En als het uitloopt, hoe voorkom je dan dat je later een boete krijgt omdat je een deadline hebt gemist? Langdurig verzuim overvalt veel ondernemers, zeker als het voor het eerst gebeurt. Dit stappenplan geeft je de wettelijke tijdlijn als houvast, zodat je niets mist en de re-integratie goed verloopt.
Dag 1: de eerste 24 uur
Zodra een medewerker zich ziekmeldt, zijn er drie dingen die je die dag nog regelt. Registreer de ziekmelding met datum en tijdstip, zodat je later precies weet wanneer de termijnen lopen. Zorg voor vervanging of herverdeling van taken, hoe tijdelijk ook. En neem zelf contact op als er sprake is van een crisis of onduidelijkheid over de situatie, maar dwing nooit een gesprek af over de oorzaak van de ziekte. Dat is medische privacyinformatie die de medewerker niet hoeft te delen.
Meld de ziekmelding ook bij je arbodienst of bedrijfsarts als je daartoe verplicht bent op basis van je contract. Sommige verzuimverzekeraars vragen een melding binnen twee tot drie dagen.
Week 1 tot 6: de verzuimgesprekken
In de eerste zes weken voer je regelmatig contact met je medewerker, niet om te controleren, maar om de verbinding te houden. Een kort telefoontje in week twee of drie (‘Hoe gaat het met je? Heb je ergens hulp bij nodig?’) is vaak genoeg. Dit klinkt eenvoudig, maar veel werkgevers laten het afweten uit onzekerheid of drukte, en dat maakt de terugkeer later moeilijker.
Wettelijk ben je niet verplicht om elke week te bellen, maar je hebt wel een inspanningsverplichting om de re-integratie voor te bereiden. Maak korte notities van elk contact: datum, wie er belde, en de kern van het gesprek. Dat is je bewijs later.
Week 6: de probleemanalyse van de bedrijfsarts
Uiterlijk in week zes moet de bedrijfsarts een probleemanalyse opstellen. Dit is een wettelijk verplicht document met daarin de beperkingen van de medewerker, de verwachte herstelduur en advies over re-integratiemogelijkheden. Jij stuurt de medewerker door voor dit consult en ontvangt daarna de analyse.
Jouw rol: lees het document goed door, stel vragen als iets onduidelijk is, en bewaar het. Op basis van dit advies stel je in week acht samen met de medewerker het Plan van Aanpak op. Verzuim je de probleemanalyse aan te vragen, dan riskeer je een loonsanctie van het UWV: een verlenging van de loondoorbetalingsplicht met maximaal een jaar.
Week 8: het Plan van Aanpak
Het Plan van Aanpak is verplicht en moet uiterlijk in week acht klaar zijn. Het bevat minimaal: wat de re-integratiedoelstelling is, welke concrete stappen er worden gezet, wie wat doet, en wanneer je de voortgang evalueert. Laat de medewerker het mede ondertekenen.
De meest gemaakte fout: het plan is vaag (‘medewerker gaat haar mogelijkheden verkennen’) en wordt daarna nooit bijgewerkt. Schrijf concrete, meetbare afspraken op, zoals ’twee ochtenden per week op kantoor aanwezig zijn vanaf week twaalf, mits arts akkoord’.
Maand 3 tot 6: voortgang bewaken
Elke zes weken evalueer je het Plan van Aanpak samen met de medewerker. Dit heet de 42-dagentoets en is de wettelijke ankerpunten in de re-integratie. Gebruik die momenten om te checken of de afspraken nog realistisch zijn, en pas ze aan als de situatie veranderd is.
Micromanagen helpt hier niet. Vraag open vragen (‘Wat heb je nodig om de volgende stap te kunnen zetten?’) in plaats van te sturen op aanwezigheid. Een medewerker die zich gecontroleerd voelt, herstelt langzamer.
Maand 6: eerste spoor of tweede spoor?
Rond maand zes wordt duidelijk of de medewerker terug kan keren naar zijn of haar eigen functie, al dan niet aangepast. Dat heet het eerste spoor. Lukt dat niet, dan start je het tweede spoor: re-integratie bij een andere werkgever of in een andere functie.
Kies het tweede spoor niet te laat. Veel werkgevers wachten te lang omdat ze hopen op herstel, maar het UWV kijkt streng of je tijdig bent gestart. Een re-integratiebureau inschakelen kost gemiddeld 1.500 tot 4.000 euro, afhankelijk van de intensiteit van de begeleiding, maar voorkomt een loonsanctie die je veel meer kost.
Maand 10 en 11: het re-integratieverslag en de WIA-aanvraag
Als een medewerker na bijna twee jaar nog steeds niet volledig werkt, vraagt hij of zij een WIA-uitkering aan bij het UWV. Jij levert daarvoor het re-integratieverslag aan. Dat is een compleet dossier van alle stappen die je hebt gezet: probleemanalyse, Plan van Aanpak, evaluaties, contactmomenten en tweede-spoorinspanningen.
Begin hier niet pas in maand twaalf mee. Controleer in maand tien of je dossier compleet is. Ontbreken er stukken, dan is er nog tijd om dat te herstellen. Een onvolledig verslag leidt bijna automatisch tot een loonsanctie.
Een verzuimprotocol dat wél wordt gebruikt
Een protocol dat ergens in een la ligt, helpt niemand. Een goed verzuimprotocol bevat vier concrete onderdelen: de meldingsprocedure (hoe en bij wie een medewerker zich ziekmeldt), de contactafspraken (wie belt wanneer), de rolverdeling (wat doet de leidinggevende, wat doet HR of de arbodienst), en de tijdlijn met wettelijke deadlines. Houd het kort, maximaal twee pagina’s, en bespreek het een keer per jaar in een teamoverleg.
Verzuimregistratie en AVG
Je mag registreren dát iemand ziek is en hoe lang. Je mag geen medische diagnoses noteren, tenzij de medewerker daar zelf toestemming voor geeft. Bewaar verzuimdata maximaal twee jaar na afloop van het dienstverband, of langer als dat nodig is voor een lopende WIA-procedure. Gebruik een eenvoudig systeem, een spreadsheet of verzuimmodule in je HR-software, en zorg dat het toegang beperkt is tot wie het echt nodig heeft.
Wanneer schakel je externe hulp in?
Voor de meeste mkb-ondernemers is een basiscontract met een arbodienst de slimste keuze. Dat kost gemiddeld 200 tot 600 euro per medewerker per jaar, afhankelijk van de dienstverlening. Een verzuimverzekeraar dekt de loonkosten bij langdurig verzuim wat bij één zieke medewerker al snel tienduizenden euro’s scheelt. Een casemanager, soms aangeboden via de arbodienst, coördineert het hele traject en voorkomt dat jij als werkgever dingen over het hoofd ziet.
Heb je minder dan tien medewerkers? Dan is een maatwerkcontract met een zelfstandige bedrijfsarts of een gecertificeerde arbodienst vaak goedkoper dan een volledig pakket. Vergelijk altijd wat er precies in zit voordat je tekent, want de verschillen zijn groot.
Verzuimbeheer draait om weten wat je wanneer moet doen. De wettelijke tijdlijn is streng, maar ook voorspelbaar. Wie op dag één goed registreert, in week zes de bedrijfsarts inschakelt en in week acht een concreet Plan van Aanpak opstelt, heeft de moeilijkste valkuilen al vermeden. Een goed protocol en een helder contract met een arbodienst regelen de structuur. De rest is: contact houden, eerlijk zijn en op tijd bijsturen.
