Je stuurt een offerte naar een potentiële klant in het buitenland, nette e-mail, spelling gecheckt, en dan: stilte. Een week later een vriendelijke reminder. Opnieuw niets. De kans is groot dat het niet aan je product lag, en ook niet aan je prijs. Voor veel Nederlandse ondernemers is het Engels goed genoeg om begrepen te worden, maar net niet sterk genoeg om vertrouwen te wekken. En dat verschil kost klanten.
Wanneer ‘goed genoeg’ Engels toch zakelijke kansen kost
Nederlandse ondernemers Engels spreken: het gaat over het algemeen best aardig. We leren het vroeg, kijken veel Engelstalige content en hebben weinig last van een taalbarrière in de basisgesprekken. Maar zakelijke communicatie vraagt meer dan begrijpelijkheid.
Stel je voor: een zzp’er die UX-designs maakt stuurt een Britse startup een projectvoorstel met de zin ‘I will make a design for your app’. Technisch correct. Maar een Britse of Amerikaanse lezer verwacht iets als ‘I would be happy to develop a tailored design solution for your application’. De eerste zin klinkt als een boodschappenlijstje. De tweede klinkt als een professional die begrijpt wat de klant nodig heeft.
Of neem de videocall waarbij je direct zegt ‘That price is too low, we can’t do that.’ Correct Engels, maar in veel zakelijke culturen kom je daarmee bot over. Een Australische of Canadese gesprekspartner verwacht iets meer omhulsel: ‘I understand the budget constraints, though I do want to flag that this would impact the scope we discussed.’
Wat zakelijk Engels onderscheidt van gewoon Engels
Zakelijk Engels draait om register: de toon en het woordgebruik die passen bij de situatie en de relatie. Dat register verschilt per context.
In een e-mail aan een nieuwe internationale partner gebruik je formeler taalgebruik dan in een berichtje aan een vaste klant in Londen waarmee je al twee jaar samenwerkt. Een offerte vraagt om precieze, zelfverzekerde taal. Een videocall vraagt om gesproken vloeiendheid en het vermogen om pauzes strategisch in te zetten.
Het grote verschil met gewoon Engels? In zakelijke communicatie communiceer je niet alleen informatie, maar ook betrouwbaarheid, deskundigheid en respect voor de ander. Die drie elementen samen bepalen of iemand met je wil werken.
De veelgemaakte fouten van Nederlandse ondernemers
Directheid is een Nederlandse deugd, maar in internationale zakelijke communicatie kan het als onbeleefd overkomen. ‘We need this by Friday’ klinkt in de Nederlandse context prima. Voor een Britse ontvanger kan het dwingend aanvoelen. ‘Would it be possible to receive this by Friday?’ drukt hetzelfde uit, maar laat de ander ruimte.
Dan zijn er de zogenaamde valse vrienden en calques: woorden of constructies die je rechtstreeks uit het Nederlands vertaalt, maar in het Engels een andere betekenis hebben of simpelweg niet bestaan. Een paar klassiekers:
- ‘Actually’ betekent in het Engels ‘eigenlijk’ of ‘in feite’, niet ‘momenteel’. Zeg dus niet ‘we are actually working on this’ als je bedoelt dat jullie er nu aan werken. Gebruik ‘currently’ of ‘at the moment’.
- ‘Make a planning’ bestaat niet in het Engels. Zeg ‘create a schedule’ of ‘draw up a plan’.
- ‘We will deliver in short term’ klinkt vaag. Zeg ‘within two weeks’ of ‘by the end of next month’.
Anatomie van een professionele zakelijke e-mail
Een goede zakelijke e-mail heeft vier onderdelen die elk een functie hebben.
Openingszin: Verwijs kort naar de context zonder te beginnen met ‘I hope this email finds you well’ (overgebruikt en leeg). Beter: ‘Following our call last Thursday, I wanted to share the details we discussed.’ Of, bij een koud contact: ‘I came across your work through [naam platform] and wanted to reach out regarding a potential collaboration.’
Kern: Wees bondig en concreet. Gebruik korte alinea’s. Schrijf actief: ‘We deliver within five business days’ in plaats van ‘Delivery will be done within five business days by us.’
Call-to-action: Maak duidelijk wat je van de ontvanger verwacht. Niet ‘I look forward to hearing from you’ (vaag), maar ‘Could you confirm by Wednesday whether this timeline works for you?’
Afsluiting: ‘Kind regards’ of ‘Best regards’ werken altijd. ‘Thanks and regards’ is vriendelijker en geschikt voor bestaande contacten. Vermijd ‘Yours faithfully’ tenzij je een formele brief schrijft aan iemand die je nooit hebt ontmoet.
Offertes en contracttaal: wat werkt en wat niet
In een offerte wil je vertrouwen wekken, niet verwarren. Gebruik duidelijke termen: ‘The total project fee amounts to EUR 4.500, excluding VAT’ is sterker dan ‘costs will be around EUR 4-5K depending on the work’. Vaagheid werkt in je nadeel.
Vermijd ook juridisch glijdende uitdrukkingen als ‘as soon as possible’, ‘reasonable timeframe’ of ‘best efforts’. Deze klinken misschien beleefd, maar ze bieden geen houvast als het later misgaat. Schrijf in plaats daarvan concrete termijnen en meetbare verplichtingen.
Woorden die vertrouwen wekken: ‘We guarantee’, ‘This includes’, ‘You will receive’, ‘We take responsibility for’. Woorden die twijfel zaaien: ‘We will try to’, ‘It is expected that’, ‘This may include’.
Videocalls en onderhandelingen: gezag zonder starheid
Op een videocall telt niet alleen wat je zegt, maar hoe je het zegt. Spreek iets langzamer dan je in het Nederlands zou doen. Dat is geen teken van onzekerheid, het geeft de ander tijd om te verwerken en jou de mogelijkheid om preciezer te formuleren.
Gebruik signaalwoorden om structuur te geven: ‘Let me clarify that’, ‘What I mean is’, ‘To summarise’. Dit zijn geen stoplappen, maar tools om autoriteit uit te stralen.
Bij onderhandelingen helpt het om voorstellen te framen als opties: ‘One approach would be to split this into two phases. Another option is to start with a smaller pilot.’ Zo stuur je het gesprek zonder de ander in een hoek te drukken.
Praktisch verbeterplan voor drukke ondernemers
Je hoeft geen taalcursus van tien weken te volgen. Wat werkt, is consistente, gerichte oefening in de context van je eigen werk, net als bij andere manieren om efficiënter te werken als ondernemer.
Basisniveau: Lees elke week drie zakelijke e-mails of artikelen in het Engels, bij voorkeur uit jouw sector. Let op de formuleringen, kopieer zinnen die je nuttig vindt in een notitiedocument. Gebruik dat als sjabloon voor je eigen mails.
Gevorderd niveau: Schrijf je e-mails eerst in het Nederlands als je wilt, maar vertaal ze bewust en herschrijf ze daarna. Let op directheid, toon en precisie. Vraag een Engelstalig contact eens om eerlijke feedback op een offerte of presentatie.
Vloeiend niveau: Volg een gerichte zakelijke Engelscursus voor ondernemers, bijvoorbeeld via platforms als Coursera, LinkedIn Learning of gespecialiseerde taalscholen die zakelijk Engels voor professionals aanbieden. Oefen videocalls door presentaties of verkoopgesprekken op te nemen en terug te kijken.
Tools die nu beschikbaar zijn
AI-schrijfhulpen zoals ChatGPT of Grammarly Business zijn waardevol als je ze gebruikt om te leren, niet alleen om tekst te genereren. Plak een e-mail die je hebt geschreven in zo’n tool, vraag om feedback op toon en register, en analyseer de suggesties. Zo bouw je actief je eigen woordenschat op.
Voor uitspraakoefening bieden tools als Elsa Speak of gewoon het opnemen van je eigen stem op je telefoon meer dan je denkt. En vergeet niet: de beste oefening blijft echte communicatie. Elke e-mail die je schrijft, elke call die je voert, is een kans om beter te worden in zakelijk Engels voor ondernemers die internationaal willen groeien.
Het verschil tussen een offerte die overtuigt en een die genegeerd wordt, zit vaak in kleine keuzes: de openingszin van een e-mail, een concrete deadline in plaats van een vage belofte, of de manier waarop je op een videocall een bezwaar bespreekt. Pak de volgende e-mail die je naar een internationaal contact stuurt en herschrijf hem met de inzichten uit dit artikel. Dat is een goed begin.
